Referat fra årsmøtet for 2013

Publisert 15.10.2013 22:00
Referat fra årsmøte 7. september 2013
Referatet er tekst merket med gul bakgrunn (mørk bakgrunn ved S/H-utskrift).
Trygve Holmsen, Oslo 15.10.2013
Til: Medlemmene i Megrunnslia Vel
Fra: Styret i Megrunnslia Vel
Dato 28. juli 2013
Innkalling til årsmøte 7. september 2013
 
Det inviteres med dette til Årsmøte i Megrunnslia Vel på Rondane Gjestegård lørdag 7. september kl. 09.30. Denne helgen er det «Fossedagene», med svært mange aktiviteter.
Vi ønsker å tilrettelegge for full deltagelse på Fossedagene, og har derfor lagt årsmøtet relativt tidlig på dagen.
 
Eventuelle saker til agendaen må vær styret i hende 14. august. Ved eventuelle innspill sendes ny agenda til årsmøtet 15. august.
Agenda for årsmøtet
 
A.      Godkjenne og telle alle stemmeberettigede medlemmer – Det var 27 til stede
B.      Velge dirigent og referent – Hhv. Per Bjørkum og Trygve Holmsen
C.      Godkjenne sakslisten – Kommentar fra Hans Sollid: Ta «Innkommende saker» før Pkt. 5 – dette ble vedtatt
 
Behandle og godkjenne:
1.       Styrets årsberetning – Godkjent, ingen kommentarer
2.       Vellets regnskap i revidert stand – Godkjent med flg. kommentar: Transaksjoner knyttet til strøm-stammnett skal føres utenfor vellets regnskap. Kontaktperson for Stamnett 2 er Morten Meyer/Kristina Kjerheim. Stamnett 1 bør ha en egen kontaktperson slik at de som evt. skal koble seg til her vet hvor de skal henvende seg – styret finner ut dette – Om man skal koble seg til Stamnett 1 eller del 2 er det Nord Østerdal Kraftlag som avgjør basert på beliggenhet.
3.       Skader på veien våren 2013, utførte reparasjoner og behov for vedlikehold – Info ved Hans: Stamveiene er åpne for alle fom. påske (også de som ikke er med på vinterbrøyting), men det er begrenset med P-plasser. Stevling (ising) er en tiltagende utfordring. 22.05 kom det mye regn, noe som endte med at broen langs Gamleveien måtte rives for å frigjøre Kvernbekken slik at Gamleveien/Riksvei 27 ikke ble skadet mer enn nødvendig. Skadeomfanget etter vårens eventyr er presentert sammen med Atnlien Grunneierforening for Naturskadefondet – mulig vellet får noen kostnader knyttet til reparasjon av stamveiene dekket på sikt. Skader på private veier håndteres av deleiere av veien. For å bedre håndtere fremtidige veiskader på stamveien blir flg. punkter gjennomført/vurdert:
·         Nye og flere stikkrenner
·         Grøfter må gjøres grunner med drenerende masser slik at veien ikke raser ut
·         Krysset på Gamleveien der veien tar av opp i lia bør sikres slik at ingen kjører utfor skrenten
·         Styret vurderer å innhenter tilbud på uavhengig ekspertvurdering knyttet til hvordan best utbedre veiene - og vurderer så om dette blir for dyrt å benytte eller ikke
I tillegg ble utvidelse av lokale parkeringsplasser diskutert uten at man konkludert ifh. gjennomføring eller kostnadsdekning. Det vil settes opp navneskilt langs Stamveiene, skiløypen vil legges bak Per Bjørkums hytte og bør for øvrig oppgraderes koordinert med sommeraktiviteter som felling av trær/planering/rute. Det ble kommentert at det var kjørt opp for lite skiløyper i påske/vinterferien. Lang Stamveiene har grunneier felt en del trær for å kunne benytte ulike typer maskiner både i dag og på sikt.
 
Stamveiene i vellet vises i rødt på kartet under, private veier er ikke inntegnet men fremgår av reguleringsplanen – se kart på neste side (lang fra alle veiene er pt. bygget).
 
 
Nok en gang en stor takk til Hans for hans innsats !
4.       Fastsette kontingent. Styret foreslår at kontingenten for 2013 forblir uendret, kroner 1.000,- for hytteeiere og kroner 250 for tomteeiere. – Denne ble forslått økt til 1.500,-/500,- med begrunnelsen at veien har tappet vellet for mye penger. Etter avstemming ble disse nye satsene vedtatt med 15 stemmer.
5.       Velge revisorer blant medlemmene - Gjenvalgt
6.       Velge nytt styre. Det nåværende styret ble valgt på årsmøtet i 2010, for en periode på to år. Per Bjørkum, som har vært i styret i 12 år, stiller ikke til gjenvalg. Petter Dancke og Trygve Holmsen stiller til gjenvalg. – Henning Pedersen er valgt inn som nytt styremedlem
En stor takk til Per fra både Vellets medlemmer og det øvrige styret !! Detnye styret vil prøve å fortsette i Pers ånd ved å arbeide «lean and mean» - med få ressurser både i form av penger og tid må vi gjøre ting på en åpen, enkel og grei måte, uten byråkrati. Også årets møte viste at det å få tak i frivillige til velarbeide ikke er enkelt.
 
 
7.       Eventuelt – se innkommende saker
 
Innkommende saker:
A.      Forslag fra Berit Borch-Iohnsen jfr. vedlegg «7 Eventuelt til Årsmøtet 07.09.2013.doc» (oppfordring om flere alternativ ved stemmegiving, også «nei» skal være en mulighet) – Vedtatt og skal tas til følge ved fremtidigs stemmegivninger
B.      Forslag fra Hans Sollid: Det innføres en fartsgrense på 30 km/t på alle veger som driftes av Megrunnslia vel – Vedtatt, det settes opp passende skilt
C.      Forslag fra Henning B. Pedersen:
1. VALGKOMITEE. 
Begrunnelse: 
 
I år ligger det ikke an til gjenvalg av hele styret. Det foreligger heller ikke informasjon om, og i tilfelle hvem, som har tenkt noe omkring dette før årsmøte. Dette aktualiserer ytterligere behovet for å sette ned en valgkomite som kan forberede dette.
 Dette vil avlaste styret, men viktigere er det at opprettelse av en valgkomitee vil være i samsvar med vanlig organisasjonspraksis og demokratiske prinsipper. I dette ligger det selvfølgelig ingen kritikk til nåværende eller tidligere styre, men et ønske om at også vårt vel skal drives etter samme prinsipper som andre tilsvarende organisasjoner.       
 
– Det ble vedtatt med 19 stemmer å etablere en valgkomite med 3 medlemmer. Styret oppdaterer vedtektene. Det vist seg straks vanskelig å fylle alle 3 postene, men pt. består valgkomiteen av Per Bjørkum og Berit Borch-Iohnsen.
 
2. HYTTEVEGEN.
 
Vegspørsmålet vil også i år dominere årsmøte. I tillegg til vanlig vedlikehold opplever en på nytt at kraftig regnskyll medfører økte kostnader.
 
Primært skulle jeg ønske at vegen ble skilt ut som egen enhet med et eget vegstyre - etter modell av andre hytte-/seterveger.
 
-          Forslaget om å etablere et eget vegstyre ble forkastet med 24 mot 1 stemmer
 
Subsidiært at det etableres en bom med betalingsautomat der hver bruker - både hytteeiere og andre - betalte en symbolsk sum for bruk, f.eks. 20-30 kr. (Vil anta at de fleste har råd til dette. Dette vil ha minst 3 formål:
 
- Øke inntektene til vedlikehold/utbedring
- Skaffe ekstra inntekter fra andre brukere enn hytteeiere.
- Frigjøre ressurser i Velet til andre oppgaver/tilbud.
 
Dette vil også harmonere mer med prinsippet om at de som bruker vegen ofte må betale mer enn de som bruker vegen mindre. Et godt eksempel på en enkel ordning er setervegen til Øverdalssetra der betaling skjer ved bruk av mobiltelefon.
 
– Forslaget ble omformulert til «Styret vurderer dette spørsmålet», men ble forkastet med 16 mot 8 stemmer
 
Årsmelding for Megrunnslia Vel 2012-2013
 
Det ble utført omfattende veiarbeid 2010/11, hvilket gjorde at det ikke var behov for vedlikehold sommeren og høsten 2012. Men vårens kraftige flom gjorde omfattende skader på veien. Det ble iverksatt strakstiltak, men det er behov t for reparasjoner for å få veien og broer tilbake til normal stand. Styret vil igjen få fremheve den iherdige og viktige innsatsen fra Hans Sollid, som er velets vei-ansvarlige.
I henhold til reguleringsplanen har det blitt opprettet egne veilag, som har anlagt ny vei til sine hytter. Det er fortsatt styrets oppfatning at denne organiseringsformen er smidig og fungerer godt.
Sist vinter betalte i overkant av 40 hytter hver 1.500 kroner for å få veien gjennom hyttefeltet vinterbrøytet. Veien har ikke tatt noen skade av brøytingen. Skiløypene langs veien har blitt kjørt opp, men fortsatt er det behov for noen tilpasninger til hvor løypene skal legges.
Styret har godt samarbeid med alle lokale aktører.  Styrets innkjøp gjøres kun lokalt, der dette er mulig.
 
Styret i Megrunnslia Vel, 28. juli 2013/22. august 2013